Studiesekretær

Ved Institut for Læring og Filosofis afdeling i Aalborg opslås en stilling som studiesekretær. Stillingen ønskes besat fra 1. september 2017 eller snarest herefter. Stillingen er på 37 ugentlige timer og tidsbegrænset indtil 31. januar 2020 (med mulighed for forlængelse).  

Stillingsbeskrivelse

Studienævnene på læringsområdet er under omlægning. Dette indebærer en omfordeling af en række opgaver, og vi kan således ikke i nærværende stillingsopslag præcist anvise de uddannelser, som vores nye kollega bliver ansvarlig for. Der kan være tale om sekretærfunktioner på såvel dagstudier som efteruddannelser.

Ud over at fungere som sekretær for specifikke uddannelser indebærer funktionen som studiesekretær også medvirken til løsning af forskellige ad-hoc opgaver i studieteamet, ligesom teamets medarbejdere indbyrdes samarbejder og dækker ind for hinanden, hvis der er særlig travlhed i perioder med spidsbelastning, herunder fx i forbindelse med studiestart, eksamen mm.

Endelig kan stillingen omfatte forskellige allround opgaver i instituttet, fx assistance i tilknytning til arrangementer, møder og generelt i dagligdagen.

Uddannelsesområdets og instituttets samlede aktivitetsvifte er under vedvarende udvikling, og du skal være interesseret i og indstillet på at være med til at starte nye aktiviteter op, herunder bidrage til at udvikle og implementere egnede administrative procedurer for disse tiltag. Du skal også være indstillet på, at udviklingen kan betyde, at fordelingen af arbejdsopgaver og områder ikke er stationære men indimellem må skifte hænder.

Kvalifikationskrav:

• Vi forventer, at du har fx en kontorfaglig uddannelse eller anden uddannelse, som i kombination med relevant erfaring giver dig en kompetenceprofil, som matcher de beskrevne opgaver.
• Vi forventer, at du har bred erfaring med og flair for at arbejde med forskellige it programmer, samt at du er indstillet på løbende at sætte dig ind i nye, jobrelevante it værktøjer. (Kendskab til it-platformen Moodle er en fordel men ikke et krav).
• Det forventes, at du har solid erfaring med Officepakken. Ligeledes er det nødvendigt, at du har erfaring med og er fortrolig med at bruge Outlook eller et tilsvarende mail- og kalendersystem. Kendskab til (studie)administrative it systemer, databaseprogrammer, kommunikations- og videndelingssystemer etc. vil også være en klar fordel men er ikke et krav
• Studiesekretærfunktionen indebærer megen kontakt med både studerende, undervisere og andre kolleger, og det er derfor nødvendigt, at du har gode kommunikationsevner og er præcis i din mundtlige og skriftlige kommunikation.
• På Aalborg Universitet er arbejdssproget dansk og desuden engelsk, og det forventes derfor at du ud over dansk også er fortrolig med engelsk i både skrift og tale.

Vi søger en kollega, der lever op til ovenstående faglige kvalifikationskrav og som desuden er i stand til at arbejde meget systematisk. Desuden søger vi:

• En kollega, der har gode samarbejdsevner og er åben, imødekommende og nysgerrig
• En kollega, der har lyst til at bidrage positivt og konstruktivt til både samarbejdet med kolleger og studerende i en travl og spændende hverdag
• En kollega, der er fagligt fleksibel og indstillet på løbende at tilegne sig nye redskaber og nye arbejdsgange
• En kollega, der tænker proaktivt og vil være medskaber af gode rutiner og som kan strukturere sin tid og sine opgaver – også i pressede situationer
• En kollega, der er parat til at yde en ekstra arbejdsindsats for at få enderne til at nå sammen i perioder med særligt opgavepres (fx i forbindelse med studiestart/eksamen)

Om arbejdspladsen

Sekretærarbejdet på Institut for Læring og Filosofi er teambaseret og forudsætter gode samarbejdsevner og samtidig evnen til at arbejde selvstændigt og målrettet. Som sekretær hos os vil du komme til at indgå i tæt samarbejde med kolleger i instituttet, såvel forskere/undervisere som administrative medarbejdere, og du vil også skulle samarbejde med forskellige administrative enheder uden for instituttet på AAU, herunder eksamenskontor, it-afdeling oa. Du vil skulle samarbejde både med kolleger i instituttets afdeling i Aalborg samt med kolleger i instituttets afdeling i Københavns Sydhavn. Studiesekretærteamet har efter ansættelsen af vores nye kollega 7 studiesekretærer i Aalborg og 2 i København.

Vi kan tilbyde:

• Et job med mange udfordringer og selvstændighed i arbejdstilrettelæggelsen
• Mulighed for sparring og samarbejde med kolleger i og uden for instituttet
• Gode muligheder for jobrelevant kompetenceudvikling
• Søde og dygtige kolleger i en åben og venlig atmosfære

Institut for Læring og Filosofi har omkring 200 medarbejdere fordelt på universitetets campusser i Aalborg, og Københavns Sydhavn. Instituttet har en bred vifte af forsknings-, uddannelses- og udviklingsopgaver. Instituttet er forankret tværfakultært på universitetet og har derfor mange samarbejdsflader, såvel internt som eksternt.

Samtaler forventes afholdt mandag den 14. august 2017.

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til studienævnssekretær Janice Vester, tlf. 9940 7466/e-mail janice@learning.aau.dk eller chefkonsulent Lone Stoustrup, tlf. 9940 9951/e-mail lones@learning.aau.dk

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. indplacering i løngruppe 2, sats II. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

Stillingsnummer

915819

Ansøgningsfrist

Fri Aug 04 00:00:00 CEST 2017

Søg stillingen online

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.