Ledige stillinger

Sekretariatschef til Institut for Energiteknik

Ved Institut for Energiteknik på Aalborg Universitet har vi en stilling som sekretariatschef ledig til besættelse fra 1. juli 2021 eller snarest derefter. Arbejdsstedet er i Aalborg. Som sekretariatschef vil du stå i spidsen for at skabe et effektivt og sammenhængende sekretariat hvor arbejdsglæde, samarbejde og trivsel går hånd i hånd med at skabe de bedst mulige rammer for instituttets aktiviteter og interessenter. I sekretariatet arbejder vi p.t. med at forankre organiseringen af 25 medarbejdere i fire teams, og du vil komme til at bidrage med, at denne forandringsproces fortsat bliver en succes for instituttet.

Stillingsbeskrivelse

Sekretariatets formål er at yde en professionel og brugerorienteret service, som understøtter det videnskabelige personale, undervisere og studerende, samt instituttets ledelse og universitetets fællesservice – og netop dét vil du skulle stå på mål for! 

Du vil som sekretariatschef få ledelsesansvaret for 25 medarbejdere, inkl. teamledere/koordinatorer, fordelt på hvert sit område. Instituttets administrative sekretariat udfører opgaver i relation til administration af instituttets uddannelser, økonomistyring, projektstyring, HR, samarbejder med interne og eksterne vedr. innovation, markedsføring, kommunikation og funding.
 
Du bliver en del af instituttets ledergruppe og kommer til at indgå i et tæt samarbejde med institutlederen, teamledere og den øvrige ledelse. Samtidig vil du indgå i diverse udviklings- og erfaringsgrupper omkring udformningen af det administrative arbejde på universitetet generelt. Du vil sammen med instituttets ledelsesgruppe og samarbejdspartnere i AAU Fællesservice og det Ingeniør og Naturvidenskabelige Fakultet være med til at forme en administrativ organisation, som sikrer de bedst mulige rammer for forskning, undervisning, innovation og formidling.

Læs mere her om Aalborg Universitets beskrivelse af ”God ledelse af institutsekretariaterne”.
 
Arbejdsopgaver:
Stillingen som sekretariatschef indebærer, at du både kan agere på strategisk niveau og lede operationelt på det administrative niveau. Dine primære arbejdsopgaver vil være at:
 
• Lede det daglige arbejde i instituttets sekretariat
• Sikre effektive teams med fokus på samarbejde og en høj grad af selvledelse
• Skabe et fortsat attraktivt og udviklende arbejdsmiljø med stor arbejdsglæde i det administrative sekretariat
• Identificere, tilrettelægge og implementere strategiske udviklingsopgaver i sekretariatet
• Medvirke til at skabe og implementere mere effektive administrative processer med fokus på standardiseringer og brugerservice
• Indgå i udviklings- og erfaringsgrupper på universitetsniveau
• Ledelsesstøtte og -sparring med instituttets teamledere, ledelsesgruppe og institutlederen.
 
Hvem er du?
Du har ledererfaring og kompetencer i forhold til personaleledelse, forandringsledelse og opbygning af teams. Herunder har du relevant lederuddannelse og er motiveret for at videreudvikle dine kompetencer inden for ledelse. 

Du har bevist, at du evner at udvikle medarbejdere og fastholde engagement og trivsel i teams gennem dygtig og inddragende personaleledelse. Vi forventer således, at du evner at udvikle de rette medarbejdere og fastholde engagement og trivsel. Derudover er det en fordel, hvis du har erfaring med ovenstående opgaver.

Endvidere skal du kunne begå dig i et internationalt miljø og kunne arbejde tæt sammen med den øvrige ledelsesgruppe og teamledere. Du kommunikerer tydeligt og kan invitere til samarbejde og dialog med mange forskellige aktører internt og eksternt. 

Hvis du har erfaring fra uddannelses- eller universitetssektoren er det en fordel, men ikke et krav. Har du erfaring med administration inden for uddannelsesområdet, HR, projektledelse vedr. innovationsprojekter, kommunikation eller funding, vil det ligeledes være en fordel.

Som person er du god til at læse andre mennesker og møde dem med ordentlighed og personlig autoritet. Du trives i en hverdag med variation i opgaver og bred kontakt til mange kolleger, hvor du spiller en vigtig rolle i fortsat at sikre og udvikle et sammenhængende institut med tæt samarbejde mellem administrationen og de faglige miljøer. Vi sætter pris på, at du både kan arbejde selvstændigt og indgå i et samarbejde med sekretariatet, institutledelse og medarbejdere. Du har en høj integritet, arbejder struktureret, er analytisk tænkende og kan prioritere egen og medarbejderes indsats på de rette opgaver.

Hvem er vi?
Aalborg Universitet bidrager til det globale samfunds videnopbygning og til udvikling af det danske samfunds velstand, velfærd og kultur. Det sker gennem forskning, forskningsbaseret uddannelse, myndighedsbetjening og vidensamarbejde. AAU uddanner studerende til fremtiden og baserer aktiviteter på et dynamisk og forandringsskabende samarbejde med det omgivende samfund. Læs mere om AAU på www.aau.dk

Institut for Energiteknik er et dynamisk ingeniørforskningsinstitut i stadig vækst og inspirerende omgivelser, med et meget internationalt præg, der arbejder inden for alle områder af fremtidens rene og bæredygtige energisystemer inden for elektrisk, termisk og mekatronisk energiteknik. Instituttet har campusser i både Aalborg og Esbjerg. Missionen er at være verdensførende inden for såvel forskning som forskningsbaseret uddannelse af fremtidens energiingeniører. Instituttet har ca. 300 ansatte af mange nationaliteter, hvoraf der er 25 administrative medarbejdere. Dertil har instituttet konstant ca. 50-70 gæsteforskere fra hele verden. Forskningen og undervisningen er i den absolutte verdenselite på energiområdet, og vi råder over omfattende og førende værksteds- og laboratoriefaciliteter, hvor forskning og innovation i høj grad udføres i direkte samarbejde med industrien. Læs mere om Institut for Energiteknik på www.et.aau.dk  
 
Vi tilbyder: 
• Muligheden for stor indflydelse på arbejdsopgaverne i en ansvarsfuld stilling
• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred intern kontaktflade både på institut- og  universitetsniveau
• Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder
• Engagerede kollegaer, som lægger vægt på faglighed og samarbejde
• En spændende arbejdsplads på en af verdens førende vidensinstitutioner og Danmarks bedste universitet til samarbejder med erhvervslivet.
 
Hvis du vil vide mere:
Yderligere oplysning kan fås ved henvendelse til Institutleder Lasse Rosendahl på tlf. 9940 9263 eller pr. mail via lar@et.aau.dk 

Første samtale forventes afholdt i uge 18 og evt. anden samtale i uge 20. Der vil i forbindelse med rekrutteringsprocessen blive anvendt personprofilanalyse.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse, eller iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Indplacering sker på baggrund af anciennitet kompetencer og erfaring. Der vil være mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1147356

Ansøgningsfrist

27/04/2021

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende