Ledige stillinger

STUDIESEKRETÆR TIL AALBORG UNIVERSITET ESBJERG – 24 TIMER OM UGEN

Finder du administrative opgaver spændende, og har du et udpræget servicegen? Så er du måske vores nye kollega. Vi søger en studiesekretær til tiltrædelse 15.05.2021 eller snarest derefter til at indgå i studieadministrationen. Stillingen er på 24 timer om ugen. Som studiesekretær vil du blive en del af et team på 3.

Stillingsbeskrivelse


Du vil få egne ansvarsområder, men du vil også opleve, at vi ofte arbejder tæt sammen på tværs af faglige og organisatoriske skel. Du skal derfor have lyst til både at dele og selv søge viden hos andre, samtidig med at du skal kunne agere selvstændigt. Vi lægger vægt på, at du har en grundlæggende indstilling til, at vi kun kan lykkes, hvis vi hjælper hinanden.

Du vil komme til at arbejde i et internationalt miljø, så det er vigtigt, at du har gode engelskkundskaber i både skrift og tale.

Du kan bl.a. se frem til flg. arbejdsopgaver:

  • Planlægning af og hjælp ved eksamensafholdelse
  • Formidling af information til studerende via Moodle
  • Besvarelse af henvendelser fra studerende vedr. undervisning, eksamen, studieplaner, orlov, studieskifte mm.
  • Oprettelse af grupper, gruppemails og adgang til grupperum ved studiestart
  • Kontrol af eksamenstilmeldinger og afviste tilmeldinger
  • Indsamling af specialekontrakter og praktikkontrakter
  • Håndtering af censorhonorarblanketter og rejseafregninger fra censorer
  • Planlægning og afholdelse af dimission i samarbejde med dine kolleger i studieteamet
  • Arkivering i Workzone
  • Registrering i STADS

FORVENTNINGER TIL DIG
Vi forestiller os at du har:
  • Erfaring med studieadministrative opgaver – fx planlægning og afholdelse af eksamen
  • En relevant kontorfaglig uddannelse kombineret med en stærk administrativ faglighed
  • Gode sprogkundskaber på dansk og engelsk i skrift og tale
  • Et udpræget servicegen – og mulighed for at dokumentere dette (f.eks. referencer eller erhvervserfaring)
  • Gode sociale evner, så du formår at indgå i dialog og samarbejde med mange forskellige typer mennesker på alle organisatoriske niveauer
  • Et godt overblik og en udpræget sans for detaljer og systematik
  • Vilje og evne til at få fulgt egne og fælles opgaver til dørs i en hverdag med deadlines og perioder med spidsbelastning
  • En proaktiv tilgang til såvel opgaver som at hjælpe studerende, undervisere og kolleger
  • Lyst til at arbejde med optimering af administrative sagsgange på en konstruktiv måde
  • Gode IT-kundskaber og parathed til at lære at begå dig effektivt i relevante interne IT-systemer
  • En reel interesse i uddannelsesområdet og i at hjælpe personer med deres uddannelsesforløb
  • Du skal kunne trives med ”forstyrrelser”, da kontoret er åbent for personlig betjening hele dagen
VI TILBYDER
  • Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred kontaktflade
  • Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder
  • Dedikerede kolleger, som lægger vægt på faglighed og samarbejde
  • Et dynamisk arbejdsmiljø, hvor det til tider går stærkt, men hvor der også lægges stor vægt på det sociale miljø.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til Britta Marie Jensen på tlf. 9940 7693 eller mail bj@staff.aau.dk.

Ansættelsessamtaler forventes afholdt i starten af uge 17 og foregår online via Microsoft Teams.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1147462

Ansøgningsfrist

22/04/2021

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende