Ledige stillinger

Studiesekretær til Institut for Kemi og Biovidenskab (Barselsvikariat)

Finder du administrative opgaver spændende, og har du et udpræget servicegen? Så er du måske vores nye kollega. På Institut for Kemi og Biovidenskab søger vi en studiesekretær til at indgå i studieadministrationen, der understøtter den samlede opgaveløsning inden for vores uddannelsesområder. Tiltrædelse 1. juli 2021 eller snarest derefter Stillingen er et barselsvikariat, der løber frem til den 30. november 2022. Arbejdssted er i Aalborg.

Stillingsbeskrivelse

Institut for Kemi og Biovidenskab er en del af Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet og består af et sekretariat og fem sektioner i Aalborg, Esbjerg og København. Vi samarbejder på tværs og har tætte samarbejder med vores sektioner og relevante faglige miljøer for at understøtte instituttets kerneaktiviteter Forskning, Uddannelse og Videnssamarbejde på bedste vis.

Vi er et sekretariat i udvikling, hvor nøgleordene teamorganisering, samarbejde, videndeling og en positiv feedback-kultur er omdrejningspunktet for vores arbejde og dagligdag både internt i sekretariatet, på instituttet og på tværs af universitetet. 

Vi er en gruppe dedikerede medarbejdere, som tager ejerskab for vores opgaver med stor fleksibilitet i opgaveløsningen og tror på, at alle bidrager til fælles udvikling gennem en positiv og professionel indstilling. Vi har en samarbejdskultur, hvor vi er glade og stolte over vores arbejde og de resultater, som vi sammen opnår.

Du vil som studiesekretær indgå i et team på 4 med ansvar for en bred vifte af vigtige opgaver relateret til studieadministration og ledelsesstøtte. Vores studieteam er omdrejningspunkt for mange typer af henvendelser og opgaver og i løbet af en arbejdsdag har man kontakt til instituttets studerende, undervisere og andre kolleger på hele AAU. Det er derfor vigtigt, at du er serviceminded, og det er væsentligt, at du trives med en meget struktureret og kvalitetsbevidst tilgang til opgaveløsningen i en hverdag, der kan være præget af pludselige udfordringer og forandringer.

Du vil få egne ansvarsområder, men du vil også opleve, at vi arbejder tæt sammen på tværs af faglige og organisatoriske skel. Du skal derfor have lyst til både at dele og selv søge viden hos andre samtidig med, at du skal kunne agere selvstændigt. Vi lægger vægt på, at du har en grundlæggende indstilling til, at vi kun kan lykkes, hvis vi samarbejder. Det er vores arbejdsmål, at et godt samarbejde og en høj grad af professionalisme understøtter effektive, serviceorienterede løsninger i betjeningen af instituttets mange interessenter. Du skal kunne favne og overskue hele instituttets studieområdet og på samme tid have øje også for enkelte studerende.

Du kan bl.a. se frem til flg. arbejdsopgaver:

  • Skemalægning af kurser i Untis og Calmoodle
  • Planlægning og organisering af eksamensafholdelse
  • Formidling af information til studerende og ansatte via Moodle
  • Dialog med studerende og undervisere
  • Oprettelse af grupper, gruppemails og adgang til grupperum ved studiestart
  • Kontrol af eksamenstilmeldinger og afviste tilmeldinger
  • Indsamling af specialekontrakter og arkivering i Workzone
  • Håndtering af censorhonorarblanketter og rejseafregninger fra censorer
  • Planlægning og afholdelse af dimission i samarbejde med dine kolleger i studieteamet

Forventninger til dig

  • Erfaring med studieadministrative opgaver
  • En relevant uddannelse kombineret med en stærk administrativ faglighed
  • Gode sprogkundskaber på dansk og engelsk i skrift og tale
  • Et udpræget servicegen – og mulighed for at dokumentere dette (f.eks. referencer eller erhvervserfaring)
  • Gode sociale evner, så du formår at indgå i dialog og samarbejde med mange forskellige typer mennesker på alle organisatoriske niveauer
  • Et godt overblik og en udpræget sans for detaljer og systematik
  • Vilje og evne til at få fulgt egne og fælles opgaver til dørs i en hverdag med deadlines og perioder med spidsbelastning
  • En proaktiv tilgang til såvel opgaver som det at hjælpe studerende, undervisere og kolleger
  • Gode IT-kundskaber og parathed til at lære at begå dig effektivt i relevante interne IT-systemer 

Vi tilbyder

  • Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred kontaktflade
  • Dedikerede kolleger, som lægger vægt på faglighed og samarbejde
  • Et dynamisk arbejdsmiljø, hvor det til tider går stærkt, men hvor der også er øje for det sociale.

For yderligere oplysninger om stillingen er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Marianne Dalsgaard Brønnum på tlf. 9940 8450 / mdb@bio.aau.dk

Ansættelsessamtaler forventes afholdt uge 21 og 22.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1151497

Ansøgningsfrist

24/05/2021

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende