Ledige stillinger

Sekretariatsmedarbejder til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet

Rektorsekretariatet på Aalborg Universitet søger en sekretariatsmedarbejder med stærke administrative kompetencer. Tiltrædelse 1. december 2021, eller snarest derefter.

Stillingsbeskrivelse

Vi søger en sekretær til Rektorsekretariatets forkontor. Arbejdet består i administrativ support af medlemmerne af rektoratet, primært universitetsdirektøren, samt af vicedirektøren og medarbejdere i Rektorsekretariatet.

Dine hovedopgaver vil blandt andet være:
• Sekretæropgaver for universitetsdirektøren, herunder besvarelse af mails og håndtering af henvendelser
• Koordinering af mailbokse, kalenderstyring, klargøring af mødemateriale, mødeplanlægning og forplejning
• Koordinering og bestilling ved større events og repræsentation, fx Aalborg Universitets deltagelse i DHL-stafet, nytårskur, folkemøde
• Rejsebestillinger samt rejse- og udlægsafregning i RUS2
• Distribution samt behandling af indkomne fakturaer og omposteringer
• Sekretariatsopgaver for Rektorsekretariatet, fx varebestilling og lokalebooking
• Modtagelse af gæster og hjælp ved større møder
• Ad hoc opgaver

Dine kvalifikationer:
• Det vil være en fordel, hvis du er professionsbachelor i offentlig administration eller kontoruddannet og har erfaring fra en stilling som chefsekretær, direktionssekretær eller lignende
• Du har gode sproglige kompetencer på dansk og behersker engelsk i skrift og tale
• Du har gode kommunikations- og koordineringsevner
• Kendskab til regnskabsaktiviteter er en fordel
• Du har overblik, ordenssans og er omstillingsparat og imødekommende
• Du er handlekraftig og serviceminded, også når der er travlt
• Du er superbruger af Microsoft Officepakken, og det er en fordel, hvis du har kendskab til de IT-systemer, der anvendes på Aalborg Universitet, fx First Agenda eller Workzone.

Stillingen kræver evne til at arbejde ansvarsbevidst og selvstændigt med øje for detaljen. Det er afgørende, at du evner at opnå resultater i en foranderlig hverdag, hvor det kan være nødvendigt at udvise fleksibilitet i forhold til arbejdstid og arbejdsopgaver.

Om Rektorsekretariatet
Rektorsekretariatet består af 22 medarbejdere, der løser opgaver inden for strategi, ledelsesstøtte, kvalitetssikring og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af universitetet. Vi har et enestående kollegaskab med et tæt samarbejde i sekretariatet, der er præget af et uhøjtideligt, men professionelt miljø og et fælles mål om høj kvalitet og god service over for ledelsen og samarbejdspartnere. Vi har en travl hverdag, men vi vægter trivsel og godt samarbejde højt.

 Vi tilbyder dig:
• Vi kan tilbyde dig en stilling på 37 timer, hvor du vil få en bred kontaktflade internt og eksternt
• Du vil få stor indflydelse og selvstændighed i tilrettelæggelsen af dine opgaver
• Du bliver en del af et velfungerende team af chefsekretærer
Du får gode muligheder for at udvikle dine kompetencer i stillingen

Er du interesseret i at høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte souschef Lise Thorup-Pedersen (9940 8089,
ltp@adm.aau.dk).

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1170187

Ansøgningsfrist

03/10/2021

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende