Ledige stillinger

Koordinator til sektionsbetjening og ledelsesstøtte ”Sektionen for Infrastruktur, Vandbygning og Miljøteknologi” på Institut for Byggeri, By og Miljø (BUILD)

Drømmer du om et job, hvor din primære opgave er, at få tingene til at ske? At du sammen med sektionslederen får dagligdagen i sektionen til at køre og samtidig udvikler et strategisk sigte for fremtiden? Så er du måske vores nye kollega. Tiltrædelse pr. 1.9.2022 eller snarest derefter. Arbejdsstedet er Aalborg.

Stillingsbeskrivelse

På institut for Byggeri, By og Miljø søger vi en konstruktiv, foretagsom og struktureret person til at understøtte sektionslederen og sektionen for Infrastruktur, Vandbygning og Miljøteknologi. Du vil komme til at arbejde tæt sammen med sektionslederen og vil få ansvar for sektionens daglige drift. Du vil blive bindeleddet imellem forskerne i sektionen, BUILDs sekretariat og AAUs administration og du vil få et unikt indblik i, hvordan der arbejdes med drift og udvikling i et internationalt forsknings- og undervisningsbaseret miljø.

Det er en vigtig forudsætning for at varetage jobbet som koordinator for sektionen, at du har stærke mundtlige og skriftlige kommunikationskompetencer og at du er god til at samarbejde, holder dine aftaler og får afsluttet dine opgaver. Det er også en fordel, at du har erfaring med sektionsbetjening, ledelsesstøtte, administrative processer, men det er ikke et krav.

Din primære opgave bliver at tovholde og drive processer i sektionen og støtte sektionsleder i den strategiske ledelse samt drift af sektionen. Du bliver motoren som får tingene til at ske.

Du vil således få en bred kontakt- og samarbejdsflade med kollegaer, ledelse, det videnskabelige personale samt relevante afdelinger på tværs af Aalborg Universitet. Du bliver bindeleddet imellem forskerne i sektionen og BUILDs sekretariat. Det er en fordel at du både kan forstå forskningsverdens krav og forstår hvordan universitetets administration fungerer.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. dække følgende:

  • Strategisk sparringspartner for sektionsleder
  • PA for sektionsleder med diverse opgaver såsom planlægning af møder mv
  • Overblik over sektionens samlede aktiviteter, som du sikrer fremdrift på
  • Tovholder på sektionens administrative opgaver og dialog med sektionens medarbejdere omkring dette
  • Tovholder på sektionens SOMe aktiviteter, hvor du bidrager til sektionens synlighed og impact
  • Sikre flow i drift af sektionen
  • Overblik over sektionens samlede ressourcebudget/regnskab
  • Sparring med sektionens projektledere ifm forskningsansøgninger
  • Organisering af konferencer, temadage, o.l. afholdt af sektionen
  • Ansvarlig for on-boarding af sektionens medarbejdere
  • Ansvarlig for sektionens Ph.d. studerende (den praktiske del)

Du vil blive en del af en sekretariatsfunktion i udvikling, hvor nøgleordene teamorganisering, samarbejde, videndeling og en positiv feedback-kultur er omdrejningspunktet for vores arbejde og dagligdag både internt i sekretariatet, i sektionerne, på instituttet og på tværs af universitetet.

Du forventes at tage ejerskab for dine opgaver med stor fleksibilitet i opgaveløsningen og bidrage til fælles udvikling i sekretariatet gennem en positiv og professionel indstilling.

Kvalifikationer:

Du har en relevant uddannelse og erfaring inden for området gerne fra et universitet eller anden videregående uddannelsesinstitution og du er naturligvis flydende både i skrift og tale på dansk og engelsk. Vi forventer, at du har interesse og forståelse for arbejdet i en politisk organisation og motiveres af at skabe struktur og fremdrift i en travl hverdag.

Du besidder et godt overblik og en udpræget sans for detaljer. Du arbejder systematik og har viljen og evnen til at få fulgt opgaver til dørs i en hverdag med deadlines og perioder med spidsbelastning. Ydermere har du en proaktiv og løsningsorienteret tilgang til opgaver samt gode sociale evner, så du formår at indgå i dialog og samarbejde med mange forskellige typer mennesker på alle organisatoriske niveauer. Du har en tillidsbaseret tilgang til arbejdet som ledelsesstøttemedarbejder og er vant til at håndtere fortroligt materiale og oplysninger.

Du har et stærkt drive i forhold til projektunderstøttelse og er i stand til hurtigt at sætte dig ind i og forstå nye processer og opgaver. Du motiveres af at få ting til at ske og at være den, der har overblikket og er samtidig ikke bange for at træffe beslutninger.

Som person er du:

  • Strategisk tænkende
  • Nytænkende med henblik på at udvikle eksisterende processer og ansvarsområder
  • Analytisk, struktureret og evner at skabe overblik over store og komplekse opgaver
  • Du er vedholdende og struktureret med blik for detaljer
  • Du er på forkant med opgaverne og kan omstille dig hurtigt i en omskiftelig hverdag
  • En teamspiller; er servicerende, selvstændig og eksekverende i din tilgang med blik for, hvad der er væsentlig og vigtigt
  • Energisk og motiveres af en spændende og varieret hverdag
  • Engageret og initiativrig af natur
  • Selvstændig og selvkørende
  • Positiv, i godt humør og besidder gode samarbejdsevner.
  • Fleksibel i forhold til eventuel rejseaktivitet ifm instituttets aktiviteter, som er placeret i både Aalborg og København.

Ved Institut for Byggeri, By og Miljø arbejder vi løbende på at udvikle vores organisation og opgavevaretagelse. Vi tilbyder et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred kontaktflade samt gode faglige og personlige udviklingsmuligheder. Du får nogle dedikerede kolleger, som lægger vægt på faglighed og samarbejde i et dynamisk arbejdsmiljø, hvor det til tider går stærkt, men hvor der også er øje for det sociale.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til sekretariatschef Pernille Bisgaard Dybdahl på tlf. 9940 8484 / pbd@build.aau.dk.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1191642

Ansøgningsfrist

27/06/2022

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende