Ledige stillinger

Engageret sekretariatschef søges til Klinisk Institut, Aalborg Universitet

Ved Klinisk Institut, Aalborg Universitet har vi en stilling som sekretariatschef ledig til besættelse fra 1. september 2022 eller snarest derefter. Klinisk Institut er i fortsat vækst og vi søger derfor en sekretariatschef, der sikkert kan lede sekretariatets fortsatte udvikling. I takt med instituttets øgede aktiviteter er der behov for, at sekretariatet via høj faglighed, kvalitet og effektivitet bidrager til, at der skabes de bedst mulige rammer for instituttets kerneopgaver hhv. uddannelse, forskning og videns samarbejde.

Stillingsbeskrivelse

Som sekretariatschef er du en del af instituttets ledergruppe og du kommer til at indgå i et tæt samarbejde med institutlederen og den øvrige institutledelse om ledelsen, udviklingen og driften af Klinisk Institut.
Du får ledelsesansvaret for sekretariatet, som pt. tæller 16 dedikerede medarbejdere og din primære opgave vil være den daglige ledelse, samt fortsatte udvikling af sekretariatet. Sekretariatet supporterer instituttet bredt og udfører en række opgaver i relation til uddannelse, økonomistyring, projektstyring, HR, internt og eksternt samarbejde omkring innovation, markedsføring, kommunikation og funding.

Instituttet er pt. bosiddende på Aalborg Universitetshospital i Forskningens Hus, og der er et tæt dagligt samarbejde og koordinering mellem instituttet og universitetshospitalet om medicinuddannelsen. Primo 2023 flytter instituttets sekretariat sammen med Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Institut for Medicin og Sundhedsteknologi til fælles fakultetsbygning ved Nyt Aalborg Universitetshospital. Her får du som sekretariatschef en vigtig rolle ift. at instituttet lykkes godt med flytningen, samtidig med at der bevares et godt samarbejde med Universitetshospitalet og medarbejderne i Forskningens Hus. 

Sammen med SUNDs øvrige administrative chefer og vores samarbejdspartnere i AAU Fælles Service forventes du som sekretariatschef at bidrage til sammenhængskraften i og udvikling af den samlede administrative organisation på Aalborg Universitet, ligesom du er en væsentlig aktør ift. implementering af universitetets strategi Viden for Verden 2022-2026 og SUND Vision 2030.

Opgaver
Stillingen som sekretariatschef indebærer, at du evner at agere på strategisk niveau, men også lede operationelt på det administrative niveau. Dine primære arbejdsopgaver vil være at:

  • Yde ledelsesstøtte og -sparring til institutlederen og instituttets ledelsesgruppe
  • Lede og understøtte den fortsatte udvikling af instituttets sekretariat
  • Identificere, tilrettelægge og implementere strategiske udviklingsopgaver i sekretariatet
  • Etablere effektive sagsgange og processer i sekretariatet, hvor der er et tæt og udviklende samarbejde imellem medarbejderne og interne samarbejdspartnere på universitetet og på Aalborg Universitetshospital
  • Skabe et fortsat attraktivt og udviklende arbejdsmiljø med stor arbejdsglæde
  • Indgå i udviklings- og erfaringsgrupper på fakultets- og universitetsniveau

Læs mere her om Aalborg Universitets beskrivelse af ”God ledelse af institutsekretariaterne”.

Hvem er du?

Klinisk Institut søger en sekretariatschef, som har ledererfaring og færdigheder i forhold til personaleledelse, forandringsledelse og videreudvikling af et administrativt sekretariat.

Vi forventer, at du:

  • Har en videregående uddannelse, som du eventuelt har suppleret med en lederuddannelse, og at du fortsat er motiveret for at udvikle dig som leder
  • Har organisatorisk forståelse, indsigt i offentlig økonomistyring og forvaltning, samt de generelle rammevilkår for offentlige organisationer.
  • Evner at udvikle medarbejdere og fastholde engagement og trivsel via inddragende personaleledelse
  • Fremmer en serviceminded kultur, hvor medarbejdere støtter hinanden og arbejder sammen om fælles mål.
  • Har gode kommunikative færdigheder og inviterer til samarbejde og dialog med forskellige aktører internt såvel som eksternt.
  • Har personlig integritet og evner at sætte dig ind i andres situation og problemstilling.

Det er vigtigt, at du er motiveret af at arbejde med mange forskelligartede opgaver lige fra dag-til-dag beslutninger til langsigtede indsatser og at du har vilje og evne til at tage et stort selvstændigt ansvar.

Om Klinisk Institut

Klinisk Institut bedriver forskning inden for de kliniske specialer, som også findes på hospitalerne, og forskningen er struktureret i de samme forskningsenheder, som hospitalerne anvender. Det betyder, at instituttet har tilknyttet cirka 40 forskningsenheder med hvert deres lægefaglige speciale. Ud over disse forskningsenheder har instituttet tilknyttet en række andre forskningsenheder og centre: Forskningsenheden for Klinisk Sygepleje, Danish Center for Healthcare Improvements (DCHI), Dansk Center for Klinisk Sundhedstjenesteforskning (DACS), Center for Almen Medicin, Center for Klinisk Forskning, Center for RNA Medicine og Grundforskningscenter for Molecular Prediction of Inflammatory Bowel Disease (PREDICT). De sidste 2 centre er beliggende i København.

Klinisk Institut er pt. placeret i Forskningens Hus, som ligger ved Aalborg Universitetshospital Syd. Forskningens Hus samler forskningsmæssige færdigheder fra en bred vifte af universitetshospitalets afdelinger og faggrupper. Dette skaber et professionelt og dynamisk forsknings- og undervisningsmiljø, hvor husets brugere har rig mulighed for at indgå tværfaglige samarbejder og udveksle de seneste erfaringer og forskningsresultater med hinanden.

Fælles for de fleste af instituttets opgaver og ansvarsområder er, at de løses i tæt samarbejde med Aalborg Universitetshospital. Den nære forbindelse stiller store krav til at instituttets medarbejdere skal "holde tungen lige i munden" mht. at holde de universitære og hospitalsmæssige forhold adskilt. Dette er i særdeleshed vigtigt i forbindelse med administration af instituttets forskningsprojekter.

I 2023 flytter Klinisk Institut og Aalborg Universitetshospital til Aalborg Øst i nye bygninger. Instituttet flytter i SUND-AAU-bygningen, mens universitetshospitalet flytter til Nyt Aalborg Universitetshospital. Ud over hovedarbejdspladsen i Aalborg har instituttet også aktiviteter ved Aalborg Universitets afdelinger i Hjørring og København.

Om processen

Hvis du vil vide mere om stillingens indhold, er du velkommen til at kontakte Institutleder Sten Rasmussen på 25 52 04 62 eller sten@dcm.aau.dk.

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler i uge 27, 2022.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleansvar. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1192098

Ansøgningsfrist

01/07/2022

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende