Ledige stillinger

ADMINISTRATIV MEDARBEJDER TIL AAU PH.D., AALBORG UNIVERSITET

Til AAU Ph.d. søges en kompetent administrativ medarbejder til et barselsvikariat på fuld tid (37 timer ugentligt). Vil du, sammen med dedikerede kollegaer, være med til at levere en god service og høj kvalitet på Aalborg Universitets ph.d.-område? Kan du navigere i en forskelligartet opgaveportefølje, der stiller krav til stor selvstændighed og også byder på rutiner? En opgaveportefølje der veksler mellem udadvendte funktioner med mange kontaktflader, hvor flere vil være internationale og som samtidig stiller krav om systematisk opfølgning. Befinder du dig godt i en til tider hektiske hverdag, der byder på mange forandringer? Så er du måske vores nye kollega i AAU Ph.d. Stillingen ønskes besat 1. oktober 2022, og vikariatet løber frem til 30. september 2023.

Stillingsbeskrivelse

Du vil indgå i et team, som løser meget forskelligartede administrative opgaver, og hvor dine kolleger er en blanding af profiler, nogle med akademisk uddannelse, andre med kontorfaglig baggrund. Teamet har fælles tilgang til at få opgaverne løst rettidigt og med høj kvalitet, så sparring og samarbejde vægtes højt. Det er derfor vigtigt, at du er fleksibel i forhold til at hjælpe til med opgaver, som af og til ligger uden for din normale opgaveportefølje, ligesom du altid kan hente sparring og støtte til dine opgaver. Vi arbejder i storrumskontor, og det er derfor vigtigt, at du befinder dig godt i et arbejdsmiljø, hvor der forekommer afbrydelser. Vi har en uformel omgangstone, og der er højt til loftet.

Som administrativ medarbejder i AAU Ph.d. vil dine arbejdsopgaver blandt andet bestå af følgende:
  • Sagsbehandler for et antal af universitetets institutter, herunder administration ifm. indskrivning og ansættelse af ph.d.-studerende, nedsættelse af bedømmelsesudvalg, indstillinger og korrespondance, både på dansk og engelsk
  • Administration ifm. ph.d.-kurser
  • Øvrige ad hoc-opgaver.
DIN PROFIL:  
  • Du har en kontorfaglig uddannelse
  • Du har erfaring med administrative opgaver, gerne fra en offentlig organisation, og gerne i uddannelsessektoren
  • Du har stærke mundtlige og skriftlige kommunikationskompetencer, både på dansk og engelsk
  • Du er servicerende, selvstændig og eksekverende i din tilgang med blik for, hvad der er væsentligt og vigtigt
  • Du er en stærk administrator, som også har sans for tal og detaljer
  • Du er en udpræget teamspiller, er proaktiv og kan ”gribe knoglen” for at få tingene løst
  • Du arbejder struktureret, er på forkant med tingene og kan følge systematisk op
  • Du er i stand til at prioritere løbende og kan omstille dig hurtigt i en omskiftelig hverdag
  • Du har erfaring med sagsbehandlingssystemer, fx ESDH-systemer, gerne Workzone
  • Du er positiv, engageret og åben og har et godt humør.
Om AAU Ph.d.:
AAU Ph.d. består af 12 medarbejdere, 1 studentermedarbejder og en områdeleder. Enheden er en del af AAU Innovation. I AAU Innovation er vi ca. 105 medarbejdere, der på forskellig vis arbejder med forskningsstøtte og vidensamarbejde. Vi er organiseret i specialiserede enheder, der understøtter universitetets kerneaktiviteter med ydelser knyttet bl.a. til innovation, entreprenørskab, fundraising, matchmaking, kontrakter, databeskyttelse og ph.d.-administration.  

Aalborg Universitetet har 4 ph.d.-skoler, som hver især er specialiseret inden for de tilhørende fagområder og uddanner ph.d.-studerende på et fagligt højt niveau. Der er i alt ca. 850 ph.d.-studerende indskrevet ved de 4 ph.d.-skoler. AAU Ph.d. har til opgave at yde administrativ understøttelse af ph.d.-skoleledere, dekanater, prodekanater, ph.d.-udvalg, programledere og institutter, samt hjælpe og vejlede ph.d.-studerende fra indskrivningstidspunktet, til de står med deres diplom i hånden. Du kan læse mere om ph.d.-området her.

Vi er drevet af AAU’s strategi "Viden for verden", og af at transformere ny viden til nyttigt og nyttiggjort, i et respektfuldt samarbejde med omverdenen. Læs mere om AAU og om AAU Innovation.

Yderligere information:
Du er velkommen til at kontakte afdelingschef Lotte Bonderup tlf.nr. 9940 2038, e-mail: lbon@adm.aau.dk eller specialist Maria Bredvig tlf.nr. 9940 9638, e-mail: mab@adm.aau.dk.

Der forventes afholdt samtaler i uge 34.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1193388

Ansøgningsfrist

14/08/2022

Søg stillingen online
Stillinger efter kategori

Online ansøgning - gode råd

Online ansøgning - gode råd

Aalborg Universitet benytter et e-rekrutteringssystem til modtagelse af ansøgninger. I selve stillingsopslaget finder du nederst et link, som du skal benytte, når du ønsker at søge en stilling.

Inden du uploader en ansøgning, er det vigtigt, at du har al dokumentation klar i WORD- og/eller PDF- format, da du skal uploade alt på én gang. Du kan ikke forlade ansøgningen og vende tilbage efter et par timer uden at skulle starte forfra.

Systemet understøtter ikke ZIP-filer eller billedfiler. Filnavne må kun indeholde tal og bogstaver, og hvert enkelt dokument må maks. fylde 20 MB.

Hvis der opstår tekniske problemer, opfordrer vi til, at du prøver igen. Hvis de tekniske problemer mod forventning ikke kan løses, så kontakt venligst den medarbejder, som står nævnt som kontaktperson i stillingsopslaget.

Lær os at kende