Energisk assistent til campuschefen på Aalborg Universitet, campus i København

Motiveres du af at indtage en central rolle, hvor din bistand er vigtig for en leder på højt niveau? Og trives du med ansvaret for at få tingene til at klappe i en travl hverdag? Så er du måske campuschefens nye assistent?

Stillingsbeskrivelse

Som assistent for campuschefen bliver du central for hans virke. Det gør du bl.a. ved at styre hans kalender med fast hånd, koordinere og arrangere hans møder og aktiviteter samt gennem proaktiv forberedelse af mødematerialer, hvor du sørger for, at nødvendige input er til rådighed til tiden. Dertil evner du at fange essensen i jeres daglige dialoger, og har en god fornemmelse for ord og formuleringer, når du omsætter det til skarpe notater, præsentationer mm.  

Du bliver en del af Administrations- og Ledelsessupportteamet omkring campuschefen, som bl.a. yder rådgivning samt administrativ betjening og varetager opgaver relateret til hele den administrative enhed på AAU CPH, Fælles Service CPH. Du er med til at yde support på enkeltsager, stakeholder management, koordinere og deltage i tværgående processer i afdelingen og holde overblikket over langsigtede forløb.

Det er således både langsigtede processer, planlægning og ad hoc opgaver, der fylder hverdagen sammen med kalenderkoordinering, administration og driftsopgaver omkring campuschefen.

Dine vigtigste opgaver er:

• effektiv kalenderstyring
• at drive opfølgning og være proaktiv på campuschefens arbejdsområder – du kan se behovet for initiativer og løsninger, inden de opstår
• planlægning af campuschefens årshjul
• udarbejdelse af skriftligt materiale og forberedelse af mødemateriale
• at planlægge og koordinere praktiske gøremål omkring møder og aktiviteter
• administrative opgaver (eks. rejseplanlægning og -afregning, bestilling af forplejning, journalisering, korrekturlæsning)
• deltage i processer på tværs af afdelingen, eks. implementering af centralt besluttede tiltag.

Du vil blive involveret i mange forskellige typer opgaver, og det er derfor vigtigt, at du trives med at bidrage, hvor behovet opstår. Du bliver en vigtig kollega for alle i Fælles Service CPH og får indblik i ledelsens maskinrum og hele afdelingens opgaveporteføjle.

Om dig:

For at lykkes i rollen er det vigtigt, at du evner at sætte dig ind i campuschefens hverdag og arbejdsområder, og kan integrere denne viden i dit arbejde. Campuschefen er en energisk person, der er involveret i mange forskellige typer opgaver, og det er derfor vigtigt, at du kan matche energien og tempoet. Det gør du bl.a. ved at være struktureret, kvalitetsbevidst, håndterer fortrolige informationer med diskretion og manøvrerer sikkert i en politisk styret organisation. Derudover, kender du den fine balance mellem detaljeorientering og helhedssyn, alt efter omstændighederne.

Vi forestiller os at du:

• har en relevant akademisk uddannelse og/eller erfaring fra lignende stilling
• finder motivation og arbejdsglæde i rollen som assistent, der bistår en leder på højt niveau
• er mester i kalenderstyring
• er erfaren i MS Office pakken og har let ved at sætte dig ind i nye it-systemer
• har stærke kommunikationskompetencer på dansk – du er rigtig god til ord og formuleringer, samtidig med at du har styr på retskrivningen (det vil desuden være en fordel, at du kan skrive korrekt og ubesværet på engelsk)
• er analytisk minded og god til at prioritere og sætte dig ind i nye fagområder
• kan gennemskue formelle og uformelle organisationsstrukturer, besidder en sund dømmekraft og evner at skabe gode relationer på tværs af afdelinger og niveauer.

Hvad får du?
Vi tilbyder en afvekslende hverdag, hvor du kommer helt tæt på ledelsen af AAU’s campus i København. I Fælles Service CPH er vi kollegaer med mange forskellige fagligheder, som arbejder side om side og på tværs for at give vores studerende de bedste rammer for deres uddannelse og udvikling. Vi er en familievenlig arbejdsplads, hvor vi interesserer os for hinanden og har højt til loftet. Der er desuden mulighed for distancearbejde 1-2 dage om ugen.

Stillingen er en fast fuldtidsstilling på 37 timer om ugen (inkl. frokost) og ønskes besat pr. 1. juni 2023 eller snarest derefter.

Vil du vide mere om stillingen, kan du kontakte chefsekretær, Helle Taiger Oskarsson (9940 2534 / hos@adm.aau.dk).

Ansøgningsfristen er fredag den 7. april 2023, og vi forventer at afholde samtaler 17. april 2023.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1207274

Ansøgningsfrist

Fri Apr 07 00:00:00 CEST 2023

Søg stillingen online

Online ansøgning - gode råd