Kontorfunktionær ved Studieservice til Aalborg Universitet

Trives du med varierende opgaver, og er du en team-player? Motiveres du af et arbejde, der er fyldt med alsidige sekretariatsopgaver og økonomiopgaver? Så har Uddannelsesjura og Sekretariat på Aalborg Universitet en spændende stilling til besættelse den 1. juni 2023 eller snarest derefter. Der er tale om en fast fuldtidsstilling på 37 timer ugentligt.

Stillingsbeskrivelse

Uddannelsesjura og Sekretariat varetager en bred vifte af opgaver inden for uddannelsesjura samt sekretariatsbetjening af Studieservice og Vicedirektør.

Teamet beskæftiger sig blandt andet med implementering af ny lovgivning på uddannelsesområdet, juridisk rådgivning og ledelsesunderstøttelse af institutter og studieledelse, sagsbehandling af studenterklager, valg til styrende organer, rådgivning om GDPR, sagsbehandling af aktindsigtssager, økonomiopgaver, rejseafregninger og HR-opgaver.

Dine arbejdsopgaver:
Dine arbejdsopgaver udføres i tæt samarbejde med de øvrige medarbejdere i Uddannelsesjura og Sekretariatet. Arbejdsopgaverne vil være afvekslende, udfordrende og præget af gode muligheder for at tage ansvar og påvirke egne opgaver. Du vil være i kontakt med forskellige faggrupper samt indgå i forskelligartede opgaver og relationer i Studieservice og på tværs af enhederne i Fælles Service.  

Selvom du får ansvaret for dine egne opgaver og har stor frihed, har vi også et fælles ansvar for at løse teamets opgaver. Derfor gør vi meget ud af at hjælpe hinanden på tværs i teamet og er parate til at vende en sag eller få et nyt perspektiv på en opgave, hvis en kollega har brug for det. Udover sparring med kollegaer i teamet, har vi også et tværgående økonomiforum i Studieservice, som du bliver en del af.

Arbejdet kan til tider være hektisk, da vi er tæt på de politiske beslutninger og har mange kontaktflader i vores daglige arbejde. Du vil blive en del af et team på 12 medarbejdere med en uhøjtidelig, humoristisk omgangstone samt en god holdånd.

Dine arbejdsopgaver vil primært bestå af:

• Forskellige økonomiopgaver, f.eks. fakturabetaling, budgetlægning og opfølgning
• Oprettelse af rejseafregninger
• Administration af forskellige systemadgange
• HR-opgaver i forbindelse med ansættelser og fratrædelser
• Afholdelse af valg til de styrende organer, f.eks. studienævn
• Planlægning og referatskrivning fra forskellige fora.

Udover ovenstående, vil der, alt afhængig af kandidaten, være mulighed for at arbejde med sekretariatsbetjening af diplomingeniørcensorkorpset og civilingeniørcensorkorpset, deltagelse i arbejdet med GDPR i studiesøjlen, studieordningsarbejde, klagesagsbehandling, databaseopdateringer og opdatering af hjemmesider.

Hvem er du?

Ved ansættelsen vil der blive lagt vægt på, at du:

• Har en relevant kontoruddannelse
• Har erfaring med økonomiopgaver og god talforståelse
• Er god til at planlægge og organisere arbejdet
• Trives i et afvekslende job, hvor opgaverne og arbejdsmængden løbende ændrer sig
• Er loyal og imødekommende over for dine kollegaer.

Erfaring fra et lignende job, gerne fra en politisk ledet organisation eller universitetsverdenen er en fordel, men ikke et krav.

Hvem er vi?

Den ledige stilling er tilknyttet Uddannelsesjura og Sekretariat, hvor kulturen er uformel, fleksibel og samarbejdende. Løsningsorienteret service med fokus på brugernes behov er i højsædet. Det samme er læring, udvikling og trivsel – både i forhold til dig som medarbejder, men også for det enkelte team og Studieservice som helhed.

Du får frihed under ansvar, et godt arbejdsmiljø, samt udfordrende opgaver, hvor du kan gøre en forskel. 

Aalborg Universitet er en spændende verden af viden, og i Studieservice har vi et dynamisk miljø, hvor tonen er uformel og engagementet højt. Til tider har vi en hektisk og omskiftelig hverdag, men vi sætter udvikling, samarbejde og et godt arbejdsklima meget højt. Vi vil sørge for, at du får en god introduktion og oplæring, og samtidig har du gode muligheder for at præge dit nye job og bidrage med netop din personlighed og dine erfaringer. Nytænkning og nye udviklingsmuligheder er meget velkomne.

Fysisk er Uddannelsesjura og Sekretariat placeret på Fredrik Bajers Vej 1, 9220 Aalborg Øst, som også vil være dit tjenestested. Der vil som udgangspunkt være mulighed for hjemmearbejde en dag om ugen.

Interesseret? Se hvem vi er på denne hjemmeside eller www.aau.dk.

For flere oplysninger er du velkommen til at kontakte Anne-Marie Nielsen på tlf. 9940 9436 eller an@adm.aau.dk, Casper Mosberg Pedersen på tlf. nummer 9940 7438 eller cmp@adm.aau.dk eller chef for Uddannelsesjura og Sekretariatet Jesper Bjørn Gorm Poulsen på tlf. 9940 7383 eller jp@adm.aau.dk.

Ansøgningsfrist:

Søndag den 16. april 2023 kl. 24:00. 1. runde samtaler forventes at blive torsdag den 25. april 2023.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1207371

Ansøgningsfrist

16/04/2023

Søg stillingen online

Online ansøgning - gode råd